Администратор отдела ER (External Relations)
Команда External Relations ищет коммуникабельного, внимательного и многозадачного администратора, который будет заниматься документооборотом департамента и обеспечивать эффективное взаимодействие с внешними подрядчиками и внутренними заказчиками.
Чем вам предстоит заниматься
1. Работа с внутренними заказчиками
- Анализировать задачи и требования, поступающие от сотрудников департамента и других внутренних заказчиков, и на их основе подбирать подходящих исполнителей из базы подрядчиков.
- Согласовывать сроки выполнения и бюджет проекта с обеими сторонами (заказчиком и подрядчиком).
- Поддерживать постоянный контакт с заказчиком и подрядчиком, оперативно реагируя на изменения условий или сроков выполнения задач.
2. Работа с внешними подрядчиками
- Организовывать передачу материалов, уточнений и технических заданий подрядчикам (переводчикам, редакторам, корректорам), а также другим поставщикам департамента.
- Решать возникающие в процессе выполнения задач вопросы.
- Обеспечивать прозрачность и оперативность коммуникации по вопросам заключения договоров, подписания актов и других документов.
- Контролировать выполнение задач в установленные сроки.
3. Ведение документооборота
- Подготавливать и согласовывать договоры с подрядчиками в сотрудничестве с юридическим департаментом.
- Осуществлять контроль за своевременной передачей счетов и закрывающих документов.
- Формировать план оплат и следить за выполнением платежей совместно с финансовым департаментом.
- Вести учет всех документов и данных, связанных с подрядчиками, в системе электронного документооборота (ЭДО).
4. Обеспечение административной поддержки отдела
- Вести актуальный список подрядчиков, обновляя данные о выполненных проектах и их стоимости.
- Участвовать в оптимизации внутренних процессов отдела.
Что для нас важно
1. Опыт работы в аналогичной роли от 1 года (работа с подрядчиками, документооборот, контроль выполнения задач).
2. Знание систем 1С и электронного документооборота (ЭДО).
3. Высокая организованность, умение планировать и вести несколько задач одновременно.
4. Умение работать в условиях многозадачности и оперативно реагировать на изменения.
5. Развитые коммуникативные навыки, способность выстраивать эффективные отношения с внутренними и внешними партнерами.
6. Дополнительным плюсом будет наличие уверенного письменного английского языка (уровень Intermediate и выше).
Отправьте резюме через Telegram-бот, нажав на кнопку ниже, или пришлите его на почту apply@yakovpartners.ru